Ένα PDF συνημμένο σε email δεν είναι ηλεκτρονικό τιμολόγιο. Αυτή η μία πρόταση εξηγεί τη μεγαλύτερη σύγχυση γύρω από την ηλεκτρονική τιμολόγηση B2B, και γι’ αυτό πολλές ελληνικές επιχειρήσεις πιστεύουν ότι είναι ήδη συμμορφωμένες. Ένα πραγματικό e-invoice είναι δομημένα δεδομένα, σε καθορισμένη μορφή, που διαβιβάζονται από εγκεκριμένο κανάλι.
Πού βρίσκεται η Ελλάδα
Οι ελληνικές επιχειρήσεις διαβιβάζουν ήδη δεδομένα τιμολογίων στην εφορία μέσω myDATA, οπότε η έννοια είναι γνωστή. Η τιμολόγηση B2B πάει ένα βήμα παραπέρα: το ίδιο το τιμολόγιο γίνεται δομημένα δεδομένα που ανταλλάσσονται μεταξύ επιχειρήσεων, αντί για έγγραφο που σχεδιάζετε και στέλνετε με email. Η Ελλάδα έχει ζητήσει ευρωπαϊκή έγκριση για να το καταστήσει υποχρεωτικό, με σταδιακή εφαρμογή ανά μέγεθος. Παράλληλα, η δέσμη VAT in the Digital Age σπρώχνει όλα τα κράτη μέλη στην ίδια κατεύθυνση.
Μια ειλικρινής επιφύλαξη: οι φάσεις και οι προθεσμίες έχουν μετακινηθεί στο παρελθόν και εξαρτώνται από τον κύκλο εργασιών. Επομένως, επιβεβαιώστε τη δική σας ημερομηνία με τον λογιστή σας και με τις επίσημες σελίδες του myDATA, όχι με ένα blog. Ό,τι ακολουθεί είναι το κομμάτι που δεν αλλάζει — η δουλειά στα συστήματα.
Τι αλλάζει στην πράξη
- Μορφή. Τα τιμολόγια φέρουν υποχρεωτικά δομημένα πεδία, οπότε οι ελεύθερες διατάξεις δεν αρκούν.
- Κανάλι. Εκδίδετε μέσω πιστοποιημένου παρόχου ή εγκεκριμένης οδού, και κάθε έγγραφο παίρνει επίσημη σήμανση.
- Χρόνος. Η διαβίβαση γίνεται κατά την έκδοση, όχι σε μηνιαία παρτίδα, οπότε τα συστήματα πρέπει να δουλεύουν καθημερινά.
- Διορθώσεις. Πιστωτικά και ακυρώσεις ακολουθούν καθορισμένη διαδρομή αντί για ένα διορθωμένο PDF.
- Αρχειοθέτηση. Το δομημένο αρχείο είναι το νόμιμο τεκμήριο, οπότε πρέπει να παραμένει ανακτήσιμο.
Γιατί εμπλέκεται το website σας
Οι περισσότεροι ιδιοκτήτες το βλέπουν ως λογιστικό θέμα. Ωστόσο, αν πουλάτε online, τα δεδομένα ξεκινούν από το checkout. Κατά συνέπεια, το κατάστημά σας πρέπει να συλλέγει και να ελέγχει σωστά τα στοιχεία επιχείρησης: επωνυμία, δραστηριότητα, διεύθυνση και ΑΦΜ ελεγμένο στην ευρωπαϊκή υπηρεσία VIES και όχι όπως γράφτηκε. Επιπλέον, οι B2B παραγγελίες χρειάζονται σωστή μεταχείριση ΦΠΑ πριν εκδοθεί το τιμολόγιο.
Έπειτα έρχεται η διασύνδεση. Μια παραγγελία πρέπει να περνά αυτόματα στο σύστημα τιμολόγησης, με τη σήμανση να επιστρέφει στην εγγραφή της παραγγελίας. Η χειροκίνητη καταχώριση αντέχει για λίγο, όμως σπάει στον όγκο και κρύβει λάθη. Η σύγκρισή μας για WooCommerce και Shopify μετράει εδώ, αφού οι ελληνικοί connectors τιμολόγησης είναι ωριμότεροι στο WooCommerce.
Μια λογική λίστα προετοιμασίας
Πρώτα, ζητήστε γραπτώς από τον προμηθευτή του λογιστικού σας το roadmap για e-invoicing. Δεύτερον, ρωτήστε τον developer του e-shop αν υπάρχει έτοιμη διασύνδεση ή θέλει κατασκευή. Τρίτον, καθαρίστε τώρα τα δεδομένα πελατών, γιατί τα λάθος ΑΦΜ γίνονται απορριπτόμενα τιμολόγια αργότερα. Τέταρτον, δοκιμάστε με λίγους πραγματικούς B2B πελάτες πριν από κάθε προθεσμία. Τέλος, κρατήστε τον τεχνικό και τον λογιστή στην ίδια συζήτηση.
Δείτε το θετικά: η ηλεκτρονική τιμολόγηση B2B κόβει την πληκτρολόγηση, επιταχύνει τις πληρωμές και δίνει καθαρά δεδομένα για αναφορές. Δείτε το αργά και γίνεται τρέξιμο με έλεγχο από πάνω. Αν θέλετε να ελεγχθεί η αλυσίδα e-shop και τιμολόγησης πριν τη φάση που σας αφορά, επικοινωνήστε.
